The peculiarities of remote defense of graduate thesis at the university

Gelman Viktor Doctor of Technical Science Professor, Department of Medical Informatics and Physics, North-Western State Medical University named after I. I. Mechnikov 191015, Russia, Saint Petersburg, Kirochnaya str., 41 gelm@sg2104.spb.edu Other publications by this author

Yuldashev Zafar Mukhamedovich Doctor of Technical Science Professor, the department of Biotechnical Systems, Saint Petersburg Electrotechnical University 197376, Russia, g. Saint Petersburg, ul. Professora Popova, 5 yuld@mail.ru

В существующей практике работы вузов принятие решения о присвоении выпускникам квалификации производится членами государственной экзаменационной комиссии (ГЭК). Это решение, согласно действующим положениям, должно выноситься по факту соответствия уровня профессиональной подготовки выпускника требованиям, установленным Федеральными государственными образовательными стандартами высшего образования (ФГОС ВО). В большинстве вузов такое решение выносится на основе защиты студентом выпускной квалификационной работы (ВКР).

Выпускная квалификационная работа представляет собой законченную самостоятельную проектную (для бакалавриата, специалитета и магистратуры) или исследовательскую (для магистратуры) работу, содержание которой должно отражать готовность обучающегося к решению опреде­ленного спектра задач в соответствующей области применительно к объектам и видам профессиональной деятельности, зафиксированным в действую­щих образовательных стандартах по соответствующим направлениям подготовки и специальностям ^[1].

При этом, собственно защита ВКР обычно проводилась очно в присутствии членов ГЭК. Дистанционные защиты выпускных квалификационных работ практиковались как исключение, когда защищающийся по уважительным причинам физически не мог предстать перед государственной экзаменационной комиссией. В связи с возникшей эпидемической ситуацией и введением режима самоизоляции, все учебные заведения страны (включая вузы) вынуждены были срочно перейти на дистанционное обучение. В частности, это затронуло и проведения защит ВКР. Естественно, эти защиты должны проводиться в дистанционном on-line режиме ^{[2, 3]}, когда защищающийся имеет возможность в реальном времени общаться с членами ГЭК. Такие дистанционные защиты могут осуществляться с помощью программ для проведения видео конференций Zoom, Microsoft Teams, Skype, Whereby и других программных систем ^{[3, 4, 5]}. Этот подход предъявляет повышенные требования к организации работы ГЭК и процедуре проведения защит.

Целью работы является рассмотрение особенностей организации работы государственной экзаменационной комиссии при дистанционных защитах выпускных квалификационных работ в вузе и предложение возможных путей преодоления возникающих трудностей.

Материалы и методы. В работе использованы и проанализированы данные научных публикаций и обобщенный практический опыт многолетнего участия авторов в работе ГЭК и ее организации. Анализ проводился по результатам дистанционных защит 48 магистрантов и 61 выпускников бакалавриата кафедры биотехнических систем Санкт-Петербургского государственного электротехнического университета. Для обеспечения дистанционного режима использовалась облачная платформа для проведения онлайн видео-конференций Zoom Meetings ^{[6, 7]} в расширенном варианте, поскольку продолжительность конференции на бесплатном тарифе для не более чем 100 участников ограничена и составляет сорок минут.

Результаты и обсуждение

Подготовка заседания ГЭК. Подготовка заседания для проведения дистанционных защит ВКР существенно усложнилась. К обычной подготовке необходимых материалов для работы ГЭК добавилась их предварительная рассылка членам комиссии. Также вуз должен заранее закупить расширенную версию облачной платформы для проведения онлайн видео-конференций (например, Zoom). Кроме того, необходимо обеспечить наличие полного комплекта оборудования и интернета у всех участников защит ВКР, включая защищающихся студентов (современного компьютера, оснащенного видеокамерой, микрофоном, акустической системой и выходом в сеть интернет с достаточно высоким качеством). На каждом компьютере должна быть установлена выбранная программа для проведения конференций. Все участники дистанционных защит должны обучиться владению этой программой в необходимой для выполнения своих задач степени.

Полезно, также, провести предварительное, тренировочное заседание комиссии для отработки взаимодействия и проверки работоспособности всей системы.

Подготовка информационных материалов для членов ГЭК. Вопросы подготовки ВКР к защите (оценка готовности, проверка на соответствие требованиям и т. п.) в условиях дистанционного обучения имеет свои сложности ^[8]. Тем не менее, согласно требованиям основной образовательной программы магистратуры (и бакалавриата) в ГЭК должны быть представлены основные данные (портфолио) на каждого выпускника вместе с другими необходимыми документами, включая отзыв руководителя итоговой аттестационной работы, отзыв рецензента на её качество и т. д. При этом члены ГЭК должны иметь список защищающихся, с указанием темы работы, руководителя и его оценки, рецензента и его оценки, среднего балла успеваемости и возможности получения диплома с отличием, а также, другими данными, например, результаты проверки ВКР на плагиат, т.е. определение процента заимствований в работе при проверке системой «Антиплагиат» ^{[9, 10]}. Эти данные, как и ранее, но в дистанционном режиме готовит секретарь ГЭК. При дистанционных защитах члены ГЭК должны получать их заранее рассылкой по электронной почте вместе с самими ВКР.

Общая процедура защиты. Сама процедура дистанционной защиты почти не отличается от обычной. Вначале студент перед видеокамерой предъявляет документ, удостоверяющий личность и подтверждает согласие на участие в дистанционной защите ВКР. Затем делает доклад по теме работы, сопровождаемый презентацией. Члены ГЭК видят на своих экранах слайды презентации, слышат доклад и видят в окне самого защищающегося (рис.). Длительность доклада 7-10 мин. Далее идут ответы докладчика на вопросы членов комиссии, выступление руководителя и зачитывание отзыва рецензента. После чего, слово еще раз предоставляется защищающемуся. Защита одного выпускника в целом длится 20-30 мин. Весь процесс защиты записывается. Обычно за одно заседание ГЭК защищается 6-8 ВКР (при очных защитах - 8-12 ВКР). Оценки за защиты ВКР сообщаются выпускникам в конце заседания после совещания членов ГЭК.

Рис. Пример снимка экрана монитора члена ГЭК в момент защиты.

Определение оценок за защиту ВКР. Как и при очных защитах, член ГЭК для выставления оценки основывается на общем впечатлении о сильных и слабых сторонах работы, ее недостатках, а также на докладе и ответах на вопросы защищающегося. Затем, учитываются беглая оценка собственно текста ВКР, оценка и выступление руководителя, оценка рецензента, средний балл, результаты системы Антиплагиат и относительное сравнение с другими защитами (рейтингование работ). В случаях небольших расхождений в оценках между членами ГЭК конечные оценки выставляются в результате виртуального обсуждения между ними. В противном случае списки с оценками высылаются на электронную почту секретарю ГЭК, а результирующая оценка получается усреднением по всем членам комиссии. Затем усредненная оценка округляется до целых в ходе обсуждения членами ГЭК. Как правило, округление результата осуществляют в пользу выпускника ^[11]. Поскольку дискуссии в виртуальном режиме проводить сложнее, чем очные (не всегда очевидно, кто говорит, ухудшается восприятие смысла высказывания, выше порог для вступления участника в дискуссию и т.п.), в этом случае особенно желательно в момент обсуждения оценок присутствие только членов ГЭК.

Разделение обязанностей. Дистанционная работа отличается большей ограниченностью возможностей охвата текущей ситуации одним человеком по сравнению с реальным присутствием. Существует фактическая невозможность (сложность) одновременно следить за всем (за присутствующими, докладом и т. д.). Поэтому здесь предъявляются более высокие требования к организации работы и взаимодействию участников. От четкого взаимодействия членов комиссии, в том числе и действий секретаря, зависит успешность всей работы. Поскольку председатель ГЭК обычно не является сотрудником вуза, то, соответственно, организатором конференции выступает представитель вуза (как правило, заведующий выпускающей кафедры). Обычно перед началом защит осуществляется передача ведения конференции от организатора, секретарю ГЭК.

Работа члена ГЭК. За время защиты члену комиссии необходимо выслушать доклад и ответы на вопросы защищающегося, самому задать вопрос(ы), выявить сильные и слабые стороны работы, обнаружить бросающиеся в глаза недостатки. При этом необходимо ознакомиться, хотя бы бегло, с текстом ВКР и присланными по почте материалами, а также, заслушать выступления руководителя и рецензента.

Таким образом, члены комиссии фактически могут ознакомиться с защищаемой ВКР только достаточно поверхностно. Возможным путем углубления знакомства и повышения эффективности работы ГАК – является условное разделение членов комиссии по преимущественным направлениям изучения ВКР, в которых они выявляют сильные и слабые стороны. Например, один член ГАК более внимательно (преимущественно) смотрит структуру и содержание работы (проекта, диссертации), другой – выявляет отличия предлагаемого в работе решения поставленной задачи от существующих систем, подходов, третий – концентрируется на собственном вкладе в работу выпускника (часто ВКР представляет собой результат участия выпускника в более крупном проекте) и т. п. Такой подход позволяет комиссии в целом более глубоко вникнуть в работу выпускника за имеющееся время ^[11].

Работа председателя ГЭК. Председатель комиссии, помимо того, что делает каждый член ГЭК, осуществляет ведение защит, координацию действий всех участников. Кроме того, председатель всегда должен быть готов задать вопрос защищающемуся, чтобы предотвратить заминки в работе комиссии. Председатель комиссии, как правило, не сотрудник вуза, проводящего дистанционные защиты ВКР. Поэтому он может не знать всех членов ГЭК, а тем более выпускников. Соответственно, председатель должен держать перед собой списки всех участников защит ВКР с полными именами и отчествами. Вести защиты он должен более четко и более формально, чем при обычных защитах.

Работа секретаря ГЭК. Нагрузка секретаря заметно выросла: помимо основных обязанностей по подготовке документов, которые остались прежними, добавилась их предварительная рассылка членам комиссии по электронной почте, а также рассылка всем участникам идентификатора конференции и пароля для входа. Кроме того секретарь должен хорошо владеть используемой программой для проведения онлайн видео-конференций. Он обеспечивает подключение участников к конференции, отслеживание присутствующих и следит за наличием кворума. Также секретарь осуществляет перевод не членов комиссии в зал ожидания для совещания комиссии и их возвращение.

Технические аспекты работы, неполадки. Наиболее часто возникающей проблемой являются случаи нарушения связи вследствие низкого качества интернета. Здесь возможны следующие шаги: 1) необходимо отключить передачу изображения защищающегося при слабом интернете; 2) попытаться осуществить переход, при возможности, на мобильный интернет. Если паллиативными мерами устранить проблему не удается, то возможна следующая стратегия действий при плохой связи: 1) перенос защиты выпускника на конец заседания ГЭК, с тем, чтобы он за это время попытался восстановить связь; 2) перенос защиты на другой день.

Еще одной проблемой могут стать фонящие микрофоны. Поскольку быстро выявить конкретный фонящий микрофон в ходе защит достаточно сложно, лучше, если микрофоны у всех присутствующих, кроме тех, кто в данный момент выступает, будут отключены.

Общие замечания. Как правило, все участники защит ведут работу в домашних условиях. При этом изображение с камеры участника становится общедоступно, поэтому следует позаботиться о его виде. Если используется ноутбук, то задним фоном удобно сделать стену комнаты. В том случае, когда работа ведется на стационарном компьютере, то вид интерьера комнаты на заднем плане не всегда желателен. В этом случае возможен виртуальный фон (на ровной поверхности сзади). Естественно, необходимо быть одетым официально. Все время нужно следить за включением/отключением микрофона. Режим реального времени требует четкого выполнения алгоритмов действий при переключении экранов и режимов работы компьютера, особенно важны отработанные действия при неожиданных ситуациях, событиях (например, звонки телефона), здесь требуется быстро отключить микрофон, видео и т.д.

Обеспечение безопасности и предотвращение обмана. Платформа Zoom обеспечивает достаточно высокую степень безопасности и защищенности от внешних проникновений ^[12]. Однако полезно принять некоторые дополнительные меры.

Для подтверждения личности защищающегося студента может быть использовано предъявление документа с фотографией.

Поскольку Zoom допускает как постоянное видео участника защит, так и его условное обозначение с указанием имени, то возможно проникновение посторонних под чужим именем. Поэтому в задачу секретаря ГЭК входит также идентификация по видео каждого участника заседания.

В целом работа ГЭК в дистанционном режиме заметно усложнилась, но при правильной организации возникающие трудности могут быть успешно преодолены.

Заключение

В статье рассмотрены особенности организации работы государственной экзаменационной комиссии при дистанционных защитах выпускных квалификационных работ в вузе с использованием облачной платформы для проведения онлайн видео-конференций Zoom. Выявлены возникающие дополнительные трудности в работе комиссии по сравнению с очной формой работы. Предложены возможные пути преодоления возникающих трудностей.

You can simply select and copy link from below text field.